上海师范大学依托WPS 365，从师生们每天打交道的细微场景入手，用多维表格搭建一个个轻量化的管理系统，覆盖近万名师生，科研贡献数据核对因此减少50%的工作量，一场百人规模考试的组织周期得以缩短至1天，阅卷效率提高超80%。这所以文科见长的高校，正以数字化基建重塑校园的管理基因。
让学生“零跑腿”，毕业生档案一键秒查
每年的六七月，毕业季的档案转递工作是档案馆工作人员的重点任务。2025年上海师大有8000多名毕业生，数千份档案需要随着毕业生们的离校完成转递。
查询表单即可了解进度
档案馆今年用WPS 365搭建毕业生档案管理系统，实现学生档案服务的“零跑腿、高效率、全透明”。通知发布期间，学生扫描智能文档二维码，即可实时接收由档案馆发布的政策说明、转档通知、转档进度等动态信息，实现通知信息的一键触达和实时更新。学生申请期间，学生扫描转档申请二维码，即可在智能表单上在线填写档案接收单位、邮寄地址等信息，提交调档函等转档凭证，档案馆则通过关联多维表格实时同步收集转档数据。
围绕进度查询的需求，档案馆构建了双轨并行的档案去向查询体系。毕业生既可以通过登录WPS学校认证账户实时查询档案转递状态及快递单号，也可以收到档案馆通过自动化流程发送的电子邮件。两种查询渠道协同运作，既缓解了档案馆接待高峰时段的工作负荷，也提升了档案转递查询业务的处理效率。
“我们为不同角色划分不同的权限层次，管理员能够实时看到全校的档案转递进度，学生只能查阅自己的档案信息，这样不仅保障了档案的安全性与可追溯性，还实现了档案服务的提质增效。”档案馆的老师说道。
一张表管好校园学术成果，贡献核对提速超50%
学术成果评价直接关系到每位教师的切身利益。此前，教师的科研项目、学术论文、专著、获奖成果、知识产权等各类学术成果分散记录于多个独立表格中，教师需逐一打开不同表格完成成果确认，操作流程繁琐，存在明显不便。
WPS 365 多维表格为学术成果贡献核对工作提供了高效解决方案。该表格已整合全校教师的各类学术成果，支持多视图展示功能，便于社科处工作人员开展成果交叉验证及初评比例核定工作。待贡献比例初评完成后，管理员启动自动化流程，系统将自动向对应教师发送邮件及站内消息提醒，教师可在线完成成果二次确认，大幅提升了成果核对的效率与便捷性。
一张表汇总全校学术成果
“在系统的管理后台，我们可以清晰地看到全校范围内的学术成果和教师贡献确认情况。在线化的工作流程，帮助我们减少50% 以上的人工核对工作量。”社科处的老师介绍。
除了学术成果的贡献核对提效，科技处通过多维表格还搭建了数字化的科研课题横向管理体系。当课题报告提交、审批意见反馈、项目管理费确认等关键事件发生时，多维表格则会自动触发消息提醒，通过WPS协作给项目负责人发送消息通知，辅助校方做好横向管理。
一天完成100人的无纸化考试，阅卷提速超80%
考试是高校非常高频的场景。过去，组织一场几百人规模的考试，印刷试卷消耗上千张纸，从考试通知、试卷印刷、试卷批改到成绩公布，工作流程较为冗长、耗时颇久。同时，如果要长期追踪考试对象的成长状况，则需要逐一调取历次试卷的成绩再做数据分析。
一天完成一场100人的无纸化考试
现在，上海师范大学用WPS 365 的智能表单、多维表格就能轻松搭建无纸化考试应用。今年，在上海师范大学第七届辅导员素质能力大赛初赛的笔试考核中，校方用智能表单搭建了电子试卷，面向参赛的近百名辅导员，系统为每一位选手生成唯一的答题码，实现“一人一码一卷”的考试模式，增强了考试的便捷性和保密性。在阅卷环节，对于单选题、不定项选择题等客观题目，系统能够自动完成答案比对与批阅评分；针对简答题、论述题等主观题，系统则能够生成独立的评分视图，方便阅卷者集中批阅，其评分结果还会自动汇总进成绩总表，极大程度上提升了阅卷的精准度和时效性。
本次无纸化考试的应用，使得辅导员素质能力大赛初赛的筹备和实施流程变得清晰且高效，从辅导员参与线上考试到所有试卷批阅完成总用时仅1天。以往一张纸质化考卷的人工批改需要5分钟左右，现在每张卷子只需30秒左右就能完成打分汇总，近100张试卷的阅卷效率提高超80%。
在上海师大，老师们用WPS 365搭建了诸多轻量化的管理应用，其效果之好，替代了很多纸质化的管理步骤。更多用数字化工具提效的故事，则藏在学生们的作业里、老师们的记录册上、职能部门的统计表中，在校园日常中悄然生长。
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