又到了到了一年一度的审计业务紧张、繁忙的时刻。大多数会计事务所也忙于为客户确定年度审计方案，包括：审计项目计划、人员安排、工具和系统选用等等。
审计业务涉及非常复杂的流程和数据核对，其中“函证”是不可或缺的手段之一。函证是注册会计师获取可靠审计证据的重要审计程序，目的在于通过交易对手核实应收应付款，排除被审计单位财务舞弊风险。但传统上的纸质询证函线下打印、地址核查、人工快递、多方签章、保存不便、篡改风险、等弊端凸显，严重滞后于当前数字化时代的发展进程。
函证业务违规及其影响
回顾过去数年中，相关审计业务中由于函证违规引起的处罚屡见不鲜，部分处罚还造成了事务所被暂停业务资格，可见后果很严重。
仅2019至2022年9月，根据34个省（市）证监会披露的会计师事务所违法违规行为处罚情况，经统计，各省（市）证监会此间共出具处罚278份，其中159份与函证事项有关，占比约57%。
常见的违规现象包括：
1、通过电子邮件替代纸质函证，未核实回复函证邮箱的真实归属，未对函证过程实施有效控制；
2、未核实回函方联系人身份、地址，将函证交由被审计单位发函；
3、未对取得的回函进行评价，无法保证回函的可靠性；
4、实际函证数量多于审计底稿记录的函证数量，未对实际发函及回函情况进行完整记录；
5、函证程序不到位，未能发现客户回函及验收报告异常情况等等。
这些现象反映出事务所：
1、函证程序执行不到位；
2、函证底稿记录及归档不规范；
3、未对异常情况保持职业怀疑；
4、未充分评估业务实质和舞弊风险。
由于函证违规行为可能导致审计结果失真，损害投资者利益，破坏市场秩序。同时，事务所也遭受数百万到数千万的罚款，甚至直接被罚暂停资格。因此，会计师事务所应严格遵守相关法律法规和审计准则，确保审计工作的独立、客观、公正。同时，应利用先进的数字化工具平台，规避主动或被动的违规操作，尽可能避免业务违规带来的负面影响。
利用数字函证规避违规
数字函证作为一种新兴的验证手段，通过其不可篡改的特性，能够有效降低欺诈和错误的风险，从而保护审计机构免受违规风险的侵袭。例如，区块链技术在数字函证中的应用，能够提供一个透明且不可逆的记录系统，确保所有交易和通信的真实性和完整性。此外，通过建立全面的风险评估体系和持续监控机制，审计机构可以及时发现并应对潜在的违规行为，从而在根本上减少违规风险的发生。
数字函证作为一种新兴的鉴证业务验证手段，其相较于传统函证方式具有显著的比较优势。首先，数字函证通过电子化手段，大幅提升了业务处理的效率。例如，传统函证方式可能需要数天甚至数周的时间来完成一个简单的验证过程，而数字函证则可以在几分钟内完成，这得益于其即时的数据传输和处理能力。根据国际金融协会（IIF）的报告，数字化转型可以将机构的运营成本降低30%以上，同时提高业务处理速度2-3倍。
其次，数字函证在安全性方面也展现出其优势。通过电子签章、加密技术和区块链技术的应用，数字函证能够提供不可篡改的记录，确保了信息的真实性和完整性。这一点在防范欺诈和错误方面尤为重要。例如，根据普华永道的调查，金融机构因欺诈导致的损失每年高达数十亿美元，而数字函证的使用可以显著降低此类风险。
此外，数字函证的可追溯性和透明性为风险管理提供了新的工具。审计机构可以利用大数据分析和人工智能技术，对函证过程中的异常行为进行实时监控和预警，从而更有效地规避违规风险。例如，通过建立风险评估模型，审计机构可以对函证业务中的每一步骤进行风险评分，及时发现并处理潜在的风险点。
最后，数字函证的普及也符合全球金融监管机构推动的数字化转型趋势。监管科技（RegTech）的发展为审计机构提供了合规性检查的新途径，通过自动化工具和智能分析，审计机构能够更高效地满足监管要求，同时降低合规成本。
“币码E函证”：数字函证应用平台
币码E函证是国内领先的数字函证应用平台。该平台采用先进的区块链等技术，提供企业往来函证发送、回收的全新方案，解决了传统纸质函证中的风险大、效率低、成本高、回函慢等问题。
通过“币码E函证”的使用，审计业务涉及的三方，即：事务所、被审计单位、被征询单位或个人在规避“函证违规”方面可以获得明显的效果：
1、事务所：全程作业留痕，无丢件篡改风险，无需跟函，业务进度轻松把握，方便自动归档，便捷查询与统计和分析；
2、被审计单位：数据加密传输，确保信息安全，全程线上传递，数字化作业，免除信息核对工作；
3、被征询单位及个人：通过身份识别技术，严格保证回函人的真实性。
此外，通过币码E函证平台，可以对函证异常快速识别，从而进一步发现和规避可能的风险，例如：
1、相同人回函多个企业的；
2、回函人用多个手机进行回函的；
3、同一回函方对不同的发函方，有的回函了，有的不回函。
“币码E函证”自2021年在市场推出，已经获得广泛的好评，获得《中国会计报》连续报道。通过该平台实现的数字函证项目已经超过2200多个，包括：上市公司年度审计、拟IPO项目审计、非上市公司业务审计等多种类型的审计项目。同时，也获得了较好的市场反响：
·中注协、北注协，山东、江苏、浙江、四川、山西、宁夏等省（区）注协推荐
·1000多家会计事务所选用
·其中百强事务所前50强，已有43家事务所选用
·市公司通过使用币码E函证获得“上市公司协会技术领先奖”
可以相信，随着数字函证技术的不断进步，审计鉴证行业正迎来前所未有的变革。特别地，利用数字函证平台，规范化函证业务的作业流程，规避主动和被动的违规风险，是所有审计业务机构及被审计单位必须重视和付诸实施的！
